jul - dic 2025
Vol. 6 - Núm. 11
e-ISSN 2600-6006
Revista Cientíca Multidisciplinaria
ULEAM Bahía Magazine (UBM)
DESAFÍOS
DE LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DEL COMANDO
DE LA POLICÍA NACIONAL: SUBZONA MANABÍ NO 13.
Challenges of the Archival Management
of the National Police Command: Manabí Subzone No. 13.
Resumen
La administración de archivos en instituciones públicas exige un enfoque meticuloso y
eciente, dada su naturaleza documental, que representa la memoria institucional. Esta
dinámica convierte la organización y gestión de documentos en una actividad esencial
para el funcionamiento de las instituciones. Por tanto, el objetivo de este estudio consistió
en diagnosticar los procesos de gestión del archivo en el Comando de la Policía Nacional
Subzona Manabí No. 13 en Portoviejo, Ecuador. La metodología tuvo un enfoque
cuantitativo de tipo descriptivo, con un diseño no experimental. La muestra fue de 22
empleados encargados del archivo en diferentes departamentos de la institución a quienes
se aplicó el instrumento de encuesta, de igual forma, se utilizó una cha de observación
cuyos valores politómicos permitieron una revisión cuanticable de aspectos relevantes
en la gestión de archivos. Los hallazgos revelaron desafíos signicativos, entre otros la
falta de personal capacitado en archivística, deciencia en organización y preservación
documental, ausencia de procedimientos estandarizados. Aunque el personal reconoció
la importancia de una adecuada gestión documental, existe una brecha considerable
entre este reconocimiento y la práctica. Se concluyó que, es imperativo implementar
programas de capacitación continua, mejorar la infraestructura de almacenamiento, y
desarrollar políticas alineadas con las normativas archivísticas nacionales. Estas mejoras
optimizarán los procesos internos y fortalecerán la capacidad de la institución para
cumplir con sus obligaciones de transparencia y rendición de cuentas.
Palabras clave: Gestión documental; archivística policial; transparencia institucional;
conservación de documentos.
Abstract
The administration of archives in public institutions requires a meticulous and ecient
approach, given its documentary nature, which represents the institutional memory. This
dynamic makes the organization and management of documents an essential activity for
the functioning of institutions. Therefore, the objective of this study was to diagnose the
archive management processes in the National Police Command Subzone Manabí No.
13 in Portoviejo, Ecuador. The methodology had a quantitative, descriptive approach,
with a non-experimental design. The sample consisted of 22 employees in charge of the
archive in dierent departments of the institution and to whom the survey instrument
was applied. Likewise, an observation form was used whose polytomous values allowed
a quantiable review of certain aspects of archive management. The ndings revealed
signicant challenges, including a lack of trained personnel in archiving, deciencies in
document organization and preservation, and the absence of standardized procedures.
Although the sta recognized the importance of adequate document management, there
is a considerable gap between this recognition and practice. It was concluded that it
is imperative to implement ongoing training programs, improve storage infrastructure,
and develop policies aligned with national archival regulations. These improvements
will optimize internal processes and strengthen the institution’s capacity to meet its
transparency and accountability obligations.
keywords: Document management; police archiving; institutional transparency;
preservation of documents.
Lucía Fabiana Ponce Alcívar
https://orcid.org/0000-0002-8781-9814
lponce@bne.gob.ec
Biblioteca Nacional “Eugenio Espejo”,
Quito, Ecuador
Lila María Saltos Catagua
https://orcid.org/0000-0001-9569-783X
lila.saltos@utm.edu.ec
Universidad Técnica de Manabí,
Ecuador
Recibido: 23/02/2025 – Revisado: 28/03/2025 - Publicado: 09/09/2025
DOI: https://doi.org/10.56124/ubm.v6i11.012
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Introducción
La gestión documental es un elemento clave para la transparencia,
la rendición de cuentas y la buena gobernanza en las instituciones
públicas. La información generada en estos posee un carácter
evidencial, lo que la convierte en un componente esencial de la
memoria institucional. Por ello, como Touray (2021) expone,
la organización y administración de archivos es una actividad
fundamental dentro de las instituciones del Estado, especialmente
en procesos de auditoría o litigios.
Para optimizar la gestión de archivo, se han desarrollado sistemas
de gestión documental (SGD), herramientas que facilitan la
captura, almacenamiento, organización y recuperación de
documentos. Estos permiten la aplicación de metodologías
archivísticas y normativas que garantizan buenas prácticas en la
gestión documental (Del Castillo et al., 2023; Liébana, 2023).
Lograr una gestión documental efectiva, requiere la
implementación de mejoras continuas, infraestructura adecuada
y disponer de recursos técnicos y presupuestarios sucientes.
Asimismo, es preciso establecer instrumentos normativos como
políticas, reglamentos y manuales alineados con la legislación
nacional e internacional. Estas acciones optimizarán la
administración documental y fortalecerán la imagen institucional,
garantizando el derecho de acceso a la información.
En el contexto del Comando de Policía Nacional Subzona
Manabí No. 13, la gestión archivística adquiere relevancia en
la transparencia institucional, la operatividad administrativa
y el cumplimiento de las normativas archivísticas del país. En
ese sentido, la Policía Nacional del Ecuador (2019) enfatiza
el principio de transparencia como eje central de su doctrina,
asegurando el acceso a la información y su veracidad mediante
la rendición de cuentas y el control social.
Si bien la implementación de principios y procedimientos
archivísticos representa un proceso de innovación en la sociedad
(Junquera & Naranjo, 2020), la gestión de archivos en numerosas
entidades, incluida la Policía Nacional, frecuentemente es
considerada como una prioridad secundaria. En la práctica, esta
situación conduce a la acumulación de documentos sin procesos
efectivos de organización y sistematización, incumpliendo los
principios de procedencia y afectando la eciencia de la gestión
archivística.
Delgado (2019), señala que los archivos públicos no solo
cumplen una función administrativa, sino que también conservan
la documentación generada por un país, desempeñando un
papel clave en la preservación de derechos y en la garantía de
una adecuada gestión institucional. Esta función transciende la
edad del documento, otorgándole valor cultural e histórico que
contribuye a la memoria colectiva.
Ante esta realidad, el presente estudio tuvo como objetivo
diagnosticar los procesos y procedimientos de gestión de archivo
en el Comando de la Policía Nacional Subzona Manabí No 13,
con el n de identicar deciencias y proponer mejoras.
La gestión archivística y su importancia institucional
La gestión archivística representa un proceso holístico en el que
se integran diversas tareas relacionadas con la organización,
uso, almacenamiento y preservación de los documentos
institucionales. La Regla Técnica Nacional para la Organización
y Mantenimiento de Archivos Públicos (2019) Ecuador dene a
los procesos archivísticos, como “aquellos que fundamentan toda
la organización documental, a partir de los cuales se otorga origen
y procedencia de la información”. (p.4)
En ese sentido, Fonseca (2020) subraya que el principio de
procedencia estipula que cada documento debe conservarse
dentro del fondo documental del cual se originó, garantizando
así su autenticidad y el contexto administrativo pertinente.
Adicionalmente, el principio de orden original establece que
los documentos deben ser organizados de forma secuencial, de
acuerdo con la cronología de las actuaciones administrativas que
dieron lugar a su creación.
Según Arribas (2023) la nalidad de un archivo, radica en la
conservación y clasicación de todos los documentos que las
organizaciones retienen, de manera que estas puedan operar
en conformidad con la normativa legal aplicable, así como de
acuerdo con los principios establecidos por la institución. Sin
embargo, en muchas instituciones, la gestión documental no es
de relevancia, lo que produce dicultades, como problemas en
la localización de documentos, riesgo de pérdida y acumulación
innecesaria de los mismos, así como falta de procedimientos
estandarizados, entre otros aspectos (Muñoz & Saltos, 2022).
Históricamente, los archivos han sido considerados meros
repositorios físicos, con poca notabilidad más allá del
almacenamiento documental. No obstante, en el paradigma
actual desempeñan una función determinante como herramienta
para cumplir propósitos de rendición de cuentas transparentes
y responsables, al tiempo que fungen como plataforma para la
ejecución de otros procesos gerenciales (Camilo & Castro, 2021).
Con ello, se apunta a evolucionar de la percepción tradicional
de los documentos como objetos físicos estáticos hacia una
comprensión más innovadora, que los considere como conceptos
dinámicos. Estos documentos actúan como representaciones
activas de la memoria tanto humana como organizacional,
distanciándose del arquetipo histórico y arraigado de los archivos,
que a menudo se percibe como montañas de papel, acumulados y
proclives al deterioro (Ruiz & Sosa, 2022; Szlejcher, 2016).
Hoy estos espacios se orientan a satisfacer nuevas necesidades
informativas, que abarcan procesos orientados a la eciencia
administrativa y a la racionalidad de la producción documental,
acuñándosele términos como record management que reeren al
método holístico de tratamiento de los documentos en todas sus
fases (Lopera & Betancur, 2020).
La gestión de calidad robustecida por el valor documental radica
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en reconocer y describir los procesos que de forma objetiva, que
permite documentar lo que se hace y se convierte en la forma más
indiscutible para evidenciar el conocimiento de la organización
(Suárez & García, 2021). Este proceso da paso a construir una
cultura archivística en las organizaciones, cuyo fundamento
radica en la importancia de preservar la memoria colectiva,
administrando adecuadamente los documentos en cualquier
formato en que se encuentren.
Por lo que se comprende a la gestión archivística como una
disciplina integradora, que articula una gran diversidad de
elementos hacia un objetivo en común: llevar a buen puerto el
ciclo de vida completo de los documentos, considerando tanto en
la teoría como la práctica la serie de principios esenciales que la
componen y que constituyen un modelo para organizar, conservar
y utilizar fondos documentales (Alonso, 2017).
Normativa ecuatoriana y desafíos en la gestión documental
El marco normativo ecuatoriano regula la gestión documental
a través de diversas leyes y reglamentos, cuyo objetivo es
garantizar la transparencia y accesibilidad de la información
pública. Delgado (2021) destaca que la legislación archivística
en Ecuador responde a la necesidad de proteger jurídicamente los
documentos, profesionalizar la labor del archivero y establecer
directrices claras sobre la Valoración Documental, entre otros.
La Ley del Sistema General de Archivos (1982), declara en su
art. 1 que la documentación básica que actualmente existe o que
en adelante se produjere en los archivos de todas las Instituciones
de los sectores públicos y privados, constituyen como Patrimonio
del Estado. En el Parágrafo Quinto de esta misma ley, se clasica
a los archivos en tres categorías principales:
• archivos activos, que es documentación de uso
frecuente, con una antigüedad menor a 15 años;
• Archivos intermedios, que son aquellos documentos
con más de 15 años que aún pueden ser requeridos por la
administración;
• y, archivos permanentes, que lo constituyen los
fondos documentales de valor histórico o cientíco que deben
conservarse indenidamente en sus dependencias de origen.
Por su parte, la Regla Técnica Nacional de Archivo (2019) en su
art. 5 plantea los principios que deben regir el proceso archivístico,
entre estos: institucionalidad, dado que los documentos son
evidencia de las decisiones administrativas; responsabilidad,
en el que los servidores públicos deben ser responsables de la
organización de los archivos; modernización, en la que el Estado
garantizará el fortalecimiento de la infraestructura de los sistemas
de información; función probatoria de los archivos, como
perpetuadores de un Estado constitucional: y, capacitación a los
servidores públicos, que desarrollarán programas de actualización
en archivística.
El objeto de esta regla es normar la organización y mantenimiento
de los archivos públicos, en cada una de las fases del ciclo vital
del documento, garantizando el cumplimiento de los requisitos
de autenticidad, abilidad, integridad y disponibilidad de los
documentos de archivo. Asimismo, constan los procesos relativos
a la gestión documental y archivo, ejemplicando la estructura de
los Cuadros Generales de Clasicación Documental, el Formato
de Inventario Documental y la Tabla de Plazos de Conservación
Documental.
El Código Orgánico Administrativo (2017) en su art. 12 exhorta
a las instituciones públicas a mantener un archivo organizado,
que permita recuperar información de forma ecaz y eciente,
así como trabajar con herramientas tecnológicas que faciliten
el proceso administrativo, haciendo efectivo el principio de
transparencia.
En la Constitución de la República del Ecuador (2008), se aprecia
el derecho al acceso a la información, para lo que se establecen
pautas que fomentan la organización de la documentación en las
entidades públicas; el art. 18 expresa al respecto, que todas las
personas tienen derecho a:
Acceder libremente a la información generada en entidades
públicas, o en aquellas privadas que manejen fondos del Estado
o realicen funciones públicas. No existirá reserva de información
excepto en los casos expresamente establecidos en la ley. En caso
de violación a los derechos humanos, ninguna entidad pública
negará la información (p.15).
Para la Constitución del país es importante brindarle al titular la
potestad de conocer cómo está siendo utilizada la información
que él mismo generó. En la misma línea de aportes al acceso
de información, la LOTAIP (Ley Orgánica de Transparencia y
Acceso a la Información Pública, 2004) Ecuador, explica que
aquellas entidades que crean y mantienen registros públicos de
manera profesional, deben aplicar sin excusas normas técnicas
en el manejo y archivo de información y documentación, para
impedir la obstrucción del acceso a la información pública,
con lineamientos dispuestos en la Ley del Sistema General de
Archivo.
A pesar de este marco normativo, Santillan et al. (2023) reexionan
sobre la legislación de archivos en Ecuador, destacando que,
aunque fue visionaria en su momento, en la actualidad presenta
un desfase que obstaculiza el cumplimiento de su mandato
social. No obstante, resaltan que su principal fortaleza radica en
la implementación del Sistema General de Archivos, concebido
como el mecanismo integral para la gestión documental en el
país.
Uno de los principales desafíos en la actualidad es la
digitalización de archivos, misma que sigue siendo limitada
en muchas instituciones debido a restricciones presupuestarias
y falta de personal capacitado. La adopción de sistemas de
gestión documental electrónica representa una solución viable
para mejorar la organización y preservación de documentos,
reduciendo costes operativos y agilizando la recuperación de la
información.
Es menester fomentar una cultura archivística dentro de
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las organizaciones, promoviendo la capacitación continua
del personal y el desarrollo de estrategias de conservación
documental. Al respecto, Maruri (2016), advierte que, sin una
cultura archivística consolidada, se tiende a desestimar el valor
de los documentos, dicultando su correcta catalogación y
protección.
La gestión archivística eciente impacta no solo en la operatividad
interna de las instituciones, sino que también fortalece la conanza
ciudadana en la administración pública. Garantizar el acceso
oportuno y transparente a la información es un compromiso
fundamental para la consolidación de instituciones públicas más
abiertas y responsables
Metodología
El estudio se basó en un enfoque cuantitativo, que a través de la
recolección y el análisis de datos permitió obtener una perspectiva
objetiva del contexto de la investigación, es decir, respecto a la
situación de gestión de archivos en el Comando de la Policía
Nacional Subzona Manabí No. 13. Es de tipo descriptivo ya que
“se desea describir, en todos sus componentes principales, una
realidad” (Guevara et al., 2020, p.165) y se limitó a una diseño
no experimental, dado que los investigadores no manipularon las
variables.
La población de estudio estuvo compuesta por los funcionarios
que desempeñan sus labores en el Comando de la Policía
Nacional Subzona Manabí No. 13. Sin embargo, mediante un
muestreo probabilístico basado en la conveniencia, se eligieron
especícamente a 22 de estos profesionales, quienes tienen
a su cargo la gestión del área de archivo de los diferentes
departamentos o unidades productoras dentro de la institución.
Con el propósito de llevar a cabo la recolección de información,
se empleó la técnica de encuesta utilizando como instrumento
un cuestionario diseñado en la plataforma de Google Forms
dirigido al personal seleccionado, lo que permitió evaluar sus
conocimientos y percepción respecto a la gestión de archivos.
Además, se implementó la técnica de observación, la cual, según
López et al. (2019) se dene como un proceso sistemático que
demanda una atención concentrada hacia un objeto especíco, así
como la habilidad de discernir las variaciones entre los fenómenos
estudiados.
El instrumento para esta técnica fue una cha de observación,
cuyos valores politómicos proporcionaron una revisión objetiva
y cuanticable de ciertos aspectos de la gestión de archivos,
reconociendo la eciencia en la organización de documentos,
cumplimiento de protocolo, acceso a la información, entre otros.
Cabe destacar que estos instrumentos se validaron mediante
criterio de expertos.
El procesamiento de datos se llevó a cabo utilizando el paquete
estadístico SPSS versión 0.25, para obtener así valores descriptivos
que reejen la valoración de la gestión documental en el Comando
de la Policía Subzona Manabí No. 13. Inicialmente, se procedió
a la entrada de los datos recopilados mediante los instrumentos
de investigación, una vez ingresados estos en el software, se
llevó a cabo un análisis descriptivo que incluyó la generación
de estadística resumen que, a su vez, proporcionaron una visión
general de la distribución y variabilidad de las respuestas
relacionadas con la valoración de la gestión documental.
Resultados
En la siguiente tabla se muestran los resultados obtenidos de la
encuesta aplicada al personal del Comando de la Policía Nacional
Subzona Manabí No. 13.
Tabla 1:
Rrespuestas del personal del Comando de la Policía Nacional
Subzona Manabí No. 13 respecto a la Gestión de Archivo
Ítem Respuesta Frecuencia %
¿Posee formación o experiencia
especíca en el área de gestión de
archivos?
Sí 2 9,1%
No 20 90,9%
Total 22 100%
¿Considera sencillo el uso del
sistema de gestión documental
del Comando de Policía Nacional
Sub- Zona Manabí N. 13?
Siempre 2 9,1%
Casi siempre 1 4,5%
A veces 4 18,2%
Casi nunca 8 36,4%
Nunca 7 31,8%
Total 22 100%
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¿Recibe capacitación en temas
relacionados con la gestión de
documentos?
Sí, de forma regular 2 9,1%
Sí, ocasionalmente 7 31,8%
No, nunca 13 59,1%
Total 22 100%
¿Qué tan importante considera que
es la preservación de documentos
históricos y administrativos en la
institución?
Muy importante 11 50%
Importante 3 13,6%
Neutral 1 4,5%
Parcialmente importante 5 22,7%
Nada importante 2 9,1%
Total 22 100%
¿Cuenta la institución con un
manual de procedimientos para
guiar y estandarizar la gestión de
documentos de archivo?
Sí 9 40,9%
No 13 59,1%
Total 22 100%
¿Considera que una adecuada
gestión documental contribuye
al marco de la transparencia
institucional?
Siempre 8 36,8%
Casi siempre 7 31,8%
A veces 6 27,3%
Casi nunca 1 4,5%
Nunca 0 0%
Total 22 100%
Se reeja en la tabla una brecha signicativa en la preparación y
experiencia del personal en cuanto a materia de archivo, debido
a que el 90,9% no cuenta con una formación profesional en este
ámbito. Por otra parte, a el 31,8% de los encuestados nunca les
resulta fácil utilizar el sistema de gestión documental de la insti-
tución, por lo que es importante capacitarlos en aspectos de usa-
bilidad y accesibilidad a dicho sistema para facilitar así el trabajo
diario y la ecacia documental.
No obstante, en lo que respecta a la capacitación en temas rela-
cionados a la gestión documental, se observó que únicamente el
9,1% del personal recibe formación de forma regular. Es menes-
ter implementar estos programas de capacitación regularmente
para actualizar y mejorar las competencias y el conocimiento del
personal en el manejo de los documentos, considerando que para
el 50% de los encuestados es muy importante la preservación del
acervo documental de la institución.
El 59,1% del personal arma que la institución carece de un ma-
nual de procedimiento para guiar y estandarizar la gestión de do-
cumentos de archivo, mientras que un 40,9% sostiene lo contra-
rio. Esta discrepancia sugiere la necesidad de una mayor claridad
y comunicación en cuanto a la existencia y contenido del manual
de procedimiento. Finalmente, el 36,4% de los participantes de la
encuesta considera que una adecuada gestión documental siem-
pre contribuye al marco de la transparencia institucional, lo que
ausculta que los encuestados perciben una fuerte relación entre
estos elementos.
Tabla 2:
Observación del área de Archivo Central del Comando de la Po-
licía Nacional Subzona Manabí No. 13.
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Indicador Valoración
1 2 3 4 5
Los documentos están organizados de manera lógica y ordenada. x
Los contenedores están debidamente etiquetados y rotulados para facilitar su
identicación, de acuerdo a lo establecido en instrumentos normativos. x
Las condiciones de almacenamiento son adecuadas para su conservación, si-
guiendo lineamientos preestablecidos. x
Los documentos son accesibles y de fácil localización para el personal autoriza-
do cuando lo necesiten. x
El espacio destinado al archivo cuenta con las debidas seguridades. x
El archivo cumple con las normativas y regulaciones para conservación a largo
plazo. x
Las instalaciones cumplen con lo tipicado en la Regla Técnica de Organiza-
ción y Mantenimientos de Archivos Públicos del Ecuador respecto de condicio-
nes ambientales, de limpieza, para documentos físicos y digitales.
x
Se dispone de un programa de digitalización de documentos para facilitar su
acceso y preservación. x
Se cuenta con un procedimiento para el registro formal de entrada y salida de
documentos del archivo. x
Se dispone de equipos informáticos para el proceso de control de inventario
documental de las series documentales que ingresan al archivo. x
Se dispone de instrumentos archivísticos como: cuadro de clasicación, políti-
cas, tablas de plazo de conservación, manual de procedimientos. x
Nota. 1= No cumple; 2= cumplimiento mínimo; 3= cumplimiento parcial; 4= cumplimiento satisfactorio; 5= cumplimiento excelente.
La cha de observación develó que los documentos están míni-
mamente organizados de forma lógica y ordenada, debido a un
límite de estanterías que no permite ubicar los expedientes de
forma correcta, así mismo, solo algunos de los contenedores es-
tán debidamente rotulados. La conservación del almacenamiento
documental obtuvo un cumplimiento parcial, dado que el lugar
donde se encuentran está en condiciones adecuadas, sin embargo,
carece de recursos esenciales para garantizar totalmente la con-
servación del acervo.
Los documentos no son accesibles o fáciles de localizar, obte-
niendo una valoración parcial, debido a que el personal tarda en
recuperarlos en caso de requerir alguno en especíco. Además,
el espacio no cuenta con las debidas seguridades para prevenir
situaciones como incendios, inundaciones o algún otro fenómeno
natural que puede poner en riesgo la documentación de la insti-
tución.
El cumplimiento de la normativa para la conservación a largo
plazo recibió una valoración mínima, ya que los documentos no
se digitalizan de inmediato y, aunque el mobiliario y el espacio
son adecuados, resultan insucientes para garantizar su conser-
vación. Además, la aplicación de la Regla Técnica de Organiza-
ción y Mantenimiento de Archivos Públicos es parcial, pues se
considera el manual de procedimiento de la institución, pero sus
lineamientos son limitados para una gestión archivística eciente.
Se carece de un programa de digitalización para la preservación
de documentos así como de un registro de entrada y salida de
los documentos, por lo que no existe un procedimiento formal
para esta acción en el área de archivo. Los equipos informáticos
para el control de inventarios, se cumplen parcialmente porque se
cuenta con computadoras para este proceso, pero no es realiza-
do adecuadamente. Respecto a los instrumentos archivísticos, el
cumplimiento es mínimo dado que no existen políticas estableci-
das sobre el uso de estos.
Discusión
La brecha en cuanto a capacitación y experiencia especíca en
gestión de archivos es marcada, lo que revela la urgente nece-
sidad de implementar programas de capacitación continua que
permiten fortalecer las competencias del personal a cargo del ar-
chivo, situación que se ve reejada en los roles predominantes,
los cuales se centran más en la operatividad que en la gestión
estratégica de esta área.
Estos resultados están en consonancia con estudios previos como
los de Becerra (2018) y Alvarado & Saá (2021) que señalan la
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falta de profesionalización en el campo archivístico por parte de
responsables en el área. Esta situación genera un trabajo aisla-
do entre las dependencias de archivo, que dicultan la colabo-
ración y la aplicación conjunta de procedimientos para mejorar
la gestión documental en toda la institución. En este sentido, es
necesario que el funcionamiento y control de la Administración
Pública se valga de políticas de gestión de documentos, así como
implementar sistemas de gestión documental que simpliquen la
transparencia, consiguiendo mayor capacidad para cumplir con la
normativa (Cerrillo & Casadesús, 2018).
La revisión realizada a la cha de observación ha identicado
deciencias en varios aspectos que resaltan la urgente necesidad
de implementar mejoras integrales en la gestión documental de
la institución. Es crucial que el personal tome conciencia de la
importancia de una correcta organización en el archivo, siguiendo
las normativas archivísticas establecidas y evitando utilizar téc-
nicas no adecuadas que puedan afectar negativamente la gestión
documental de la institución, tal y como han señalado Paguay &
Tutiven (2021).
En relación con las condiciones de los archivos y la preservación
documental, se han identicado preocupantes problemas. Los ex-
pedientes muestran signos de deterioro físico, lo cual representa
un riesgo para la conservación a largo plazo de la documenta-
ción. Un estudio realizado por Gómez & García (2017) señala
la importancia de tener conocimientos sobre normas de higiene
ambiental, preservación preventiva, protección contra incendios
y restauración para poder detectar y remediar los documentos de-
teriorados de manera apropiada.
A pesar de estos desafíos que imperan, es importante destacar
que la mayoría de encuestados (72,7%) considera importante o
muy importante la preservación de documentos históricos y ad-
ministrativos, así como el manual de procedimiento (54,5%).
Estos resultados reejan la valoración que se le otorga al proce-
so documental, el cual, según Del Castillo & Ravelo (2017), es
fundamental para garantizar la rendición de cuentas, la responsa-
bilidad, la transparencia en los procesos y una adecuada gestión
archivística.
Estos hallazgos tienen implicaciones directas en la organización,
conservación y acceso a la documentación, lo cual afecta la trans-
parencia y rendición de cuentas de la institución. Por lo tanto,
los resultados obtenidos a través de los instrumentos evidencian
problemas signicativos en la gestión de archivos del Comando
de Policía Nacional Subzona Manabí No. 13.
Desde una perspectiva práctica, la implementación de un manual
de procedimientos archivísticos se presenta como una solución
para formalizar y sistematizar la gestión documental y reducir la
variabilidad existente entre los procesos de archivo. Este manual
debe contener directrices sobre la clasicación documental, ac-
ceso, seguridad, conservación y digitalización, alineándose con
normativas nacionales e internacionales. Asimismo, es menester
la modernización de la gestión documental mediante la adopción
de un sistema electrónico que optimice la organización y recupe-
ración de información.
Cabe destacar que el estudio presenta ciertas limitaciones que de-
ben considerarse para interpretar los resultados. En primer lugar,
la muestra se compuso exclusivamente de funcionarios encarga-
dos de la gestión documental en la institución, lo que impide una
generalización de estos hallazgos a otras unidades policiales o
instituciones con diferentes estructuras administrativas.
En segundo lugar, la evaluación se basó en encuestas y observa-
ciones aplicadas en un período determinado, lo que no permite
analizar a cambios a largo plazo en la gestión documental de la
institución. Asimismo, la carencia de documentación estanda-
rizada en la entidad dicultó la vericación de ciertos procesos
internos. Por último, aunque el estudio identica deciencias en
la organización y conservación de archivos, no profundiza en los
factores instituciones o presupuestarios que pueden incidir y limi-
tar la aplicación de mejores prácticas archivísticas.
Conclusiones
El diagnóstico de la gestión de archivos en el Comando de la Po-
licía Nacional Subzona Manabí No. 13 revela desafíos signica-
tivos que requieren atención. La falta de personal capacitado es-
pecícamente en archivística, las deciencias en la organización
y preservación de documentos, y la ausencia de procedimientos
estandarizados son problemas críticos que afectan la eciencia
operativa y la transparencia institucional.
A pesar de que el personal reconoce la importancia de una ade-
cuada gestión documental, la brecha entre este reconocimiento y
la práctica actual es considerable. Para abordar estas deciencias,
es imperativo implementar programas de capacitación continua,
mejorar la infraestructura de almacenamiento, y desarrollar po-
líticas y procedimientos claros alineados con las normativas ar-
chivísticas nacionales, como las emitidas por la Regla Técnica
Nacional de Archivo.
La mejora en la gestión de archivos tendrá una repercusión en los
procesos internos además de fortalecer la capacidad de la institu-
ción para cumplir con sus obligaciones de transparencia y rendi-
ción de cuentas. Este esfuerzo de mejora debe ser visto como una
inversión estratégica que beneciará tanto a la institución como a
la comunidad a la que sirve.
Referencias
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