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ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO DE LA PILADORA
“TATIANA Y ALEXIS” AÑO 2023
ANALYSIS OF THE INTERNAL CONTROL STRUCTURE OF THE PILADORA
“TATIANA Y ALEXIS” YEAR 2023
Mabel Elizabeth Barriga Pizarro
1
; Wendy Azucena Castro Vaque
2
, Álvaro Manuel Salazar
Ronquillo
3
Instituto Superior Tecnológico “Juan Bautista Aguirre”
1,2,3
mbarrigap.istjba@gmail.com
1
, wcastrov.istjba@gmail.com
2
, almasaro175@gmail.com
3
Mabel Elizabeth Barriga Pizarro
1
https://orcid.org/0000-0001-6504-8388
Wendy Azucena Castro Vaque
2
https://orcid.org/0000-0002-7320-3541
Álvaro Manuel Salazar Ronquillo
3
https://orcid.org/0009-0001-6258-2742
Recibido:15-oct-2024 Aceptado: 5-nov-2024
Código Clasificación JEL: M40, M48, M41, M49.
Resumen
El presente trabajo de investigación se centra en analizar la estructura del control interno de la
Piladora “Tatiana y Alexis”, enfatizando sus procesos administrativos, contables y financieros. A
través de un enfoque cualitativo y un diseño no experimental, se aplicó un cuestionario basado en
los principios del COSO 1992 Marco Integrado de Control Interno (Integrated Framework),
revelando un bajo nivel de cumplimiento de estos principios. Los resultados indican la necesidad
de implementar un manual de control interno que regule los procedimientos y responsabilidades
del personal, con el fin de optimizar la eficiencia operativa y garantizar la correcta gestión
contable. Este estudio contribuye al desarrollo de buenas prácticas en el sector arrocero
ecuatoriano y puede servir como modelo para otras empresas.
Palabras clave: Control Interno, Manual de Procedimientos, Contabilidad, Procesos
Administrativos
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Abstract
This research work is focused on analyzing the internal control structure of the Piladora “Tatiana
y Alexis”, emphasizing its administrative, accounting and financial processes. Through a
qualitative approach and a non-experimental design, a questionnaire based on the principles of
COSO 1992 Integrated Framework of Internal Control (Integrated Framework) was applied,
revealing a low level of compliance with these principles. The results indicate the need to
implement an internal control manual that regulates personnel procedures and responsibilities in
order to optimize operational efficiency and ensure proper accounting management. This study
contributes to the development of good practices in the Ecuadorian rice sector and can serve as a
model for other companies.
Keywords: Internal Control, Procedures Manual, Accounting, Administrative Processes,
Administrative Processes
Introducción
La gestión adecuada del control interno es fundamental para garantizar la eficacia y eficiencia en
las operaciones de las organizaciones. Este estudio se centra en la Piladora "Tatiana y Alexis",
una empresa del sector arrocero que enfrenta desafíos significativos en sus procesos
administrativos y contables. A través de un análisis exhaustivo, se busca identificar debilidades
en su estructura de control interno y proponer soluciones viables que fortalezcan su desempeño
financiero y operativo.
La Piladora Tatiana y Alexis produce y comercializa arroz, lo que requiere procesos de
producción que aseguren la calidad del producto. Es crucial implementar un control interno para
prevenir riesgos y generar confianza. La falta de control en los registros contables conduce a
ineficiencias. Según Valencia (2021) “el control interno en empresas de producción ofrece
ventajas significativas, como información financiera confiable y mejores decisiones gerenciales”
(p. 2).
Las piladoras de arroz en la provincia del Guayas enfrentan una intensa competencia que demanda
una mayor eficiencia en sus procesos de comercialización. En este contexto, la producción
arrocera está marcada por temporadas de baja productividad, lo que compromete el cumplimiento
de metas empresariales. A esto se suma la ausencia de controles internos adecuados, que puede
derivar en pérdidas económicas, errores en la información financiera y una toma de decisiones
deficiente.
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En la Piladora "Tatiana y Alexis", ubicada en el kilómetro 27 de la vía a Daule, esta problemática
se manifiesta en fallos administrativos y contables, exacerbados por la falta de un marco
normativo bien definido. Esto plantea una interrogante fundamental:
Podría el diseño de un manual de control interno sobre la estructura de los procesos
administrativos y contables mejorar la gestión administrativa, contable y financiera de la Piladora
"Tatiana y Alexis”. Según la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS, 2021),
el control interno se define como un proceso integrado y diseñado para proporcionar seguridad
razonable que permita alcanzar los objetivos institucionales en términos de eficiencia y
efectividad de las operaciones, confiabilidad en la información financiera y cumplimiento de las
leyes y regulaciones aplicables. Por esto, se debe realizar esta investigación para dar a conocer
los fundamentos del control en empresas productoras como las piladoras.
La elaboración de manuales de políticas y procedimientos implica definir las funciones y
responsabilidades de cada área de la organización. Luna (2012) afirma que mantener un control
interno en los procedimientos contables es fundamental, y que incluye la autorización y el registro
de operaciones y transacciones. Limitar el número de personas en este proceso es crucial para
fijar la responsabilidad de autorizar transacciones. Coopers (1999) señala que cada entidad
enfrenta diversos riesgos que deben ser evaluados, y que el control interno puede ayudar a
alcanzar los objetivos de rentabilidad y prevenir la pérdida de recursos.
Alcance del control Interno
La concepción de Control Interno ha experimentado una evolución significativa en los últimos
años, impulsada por el desarrollo de diversos modelos. De acuerdo con la Norma Internacional
de Auditoría 300, el Control Interno se define como el conjunto de políticas y procedimientos
implementados por los directivos y la administración de una organización, con el propósito de
garantizar, en la mayor medida posible, una gestión ordenada y eficiente de sus operaciones. Esto
incluye el cumplimiento de políticas internas, la protección de activos, la prevención y detección
de fraudes y errores, la precisión y completitud de los registros contables, así como la elaboración
oportuna de información financiera confiable (Vega et al., 2017).
El informe COSO 1992 Marco Integrado de Control Interno (Integrated Framework) define el
control interno como un proceso diseñado para proporcionar una seguridad razonable sobre el
logro de los objetivos en relación con lo siguiente (Calle et al., 2020):
• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad de los informes financieros
• Cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables
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El control interno es fundamental para la operación exitosa y el funcionamiento diario de un
negocio y ayuda a la empresa a lograr sus objetivos comerciales. El alcance del control interno es
muy amplio, abarca todos los controles incorporados a los procesos estratégicos, de gobierno y
de gestión, cubriendo toda la gama de actividades y operaciones de la empresa, y no solo aquellas
directamente relacionadas con las operaciones financieras y la presentación de informes. Su
alcance no se limita a aquellos aspectos de un negocio que podrían definirse ampliamente como
asuntos de cumplimiento, sino que se extiende también a los aspectos de desempeño de un
negocio (López et al., 2018).
Los controles internos deben responder a la naturaleza y las necesidades específicas del negocio.
Por lo tanto, deben buscar reflejar una práctica comercial sólida, seguir siendo relevantes a lo
largo del tiempo en el entorno comercial en constante evolución y permitir que la empresa
responda a las necesidades específicas del negocio o la industria (Valencia, 2021).
Es importante que el control no se vea como una carga para el negocio sino, más bien, como el
medio por el cual se maximizan las oportunidades comerciales y se reducen las pérdidas
potenciales asociadas con eventos no deseados. Además, las empresas exitosas no deben
permitirse volverse complacientes o cegarse por su propio éxito. Hay numerosos ejemplos de
empresas cuyo éxito se ha visto comprometido por la falta o las deficiencias de los controles
internos (Grageola, 2020).
Al mismo tiempo, la ecuación costo/beneficio también es relevante para cualquier sistema de
control interno. Las consideraciones de costo/beneficio deben tenerse en cuenta tanto en el diseño
general del sistema como en el contexto de la identificación, evaluación y priorización de riesgos.
Función del Control interno
Controlar no es sinónimo de gestionar y no constituye todo lo que implica la gestión de una
empresa. Si bien tiene como objetivo respaldar el logro de los objetivos comerciales y debe servir
como un sistema de alerta temprana de posibles impedimentos para lograr esos objetivos, el
control interno, por otro lado, no indica qué objetivos establecer. Si bien puede ayudar a garantizar
que la información confiable esté disponible para la toma de decisiones, la implementación y el
seguimiento, y puede facilitar la evaluación y la presentación de informes sobre los resultados de
las acciones realizadas, no reemplaza a la gerencia en la toma de decisiones estratégicas y
operativas. Además, las decisiones sobre si actuar y qué acción tomar están fuera del alcance del
control interno (Plasencia, 2010).
De lo anterior se deduce que existen limitaciones inherentes al control. Un sistema de control
interno sólido y bien diseñado reduce, pero no elimina, la posibilidad de un mal juicio en la toma
de decisiones; error o error humano; actividades y procesos de control que se eluden
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deliberadamente por la colusión de empleados u otros; controles de anulación de la gestión; y la
ocurrencia de circunstancias imprevisibles (Fierro, 2013).
Por lo tanto, un sistema sólido de control interno ayuda a brindar una seguridad razonable, pero
no absoluta, de que una empresa evitará verse obstaculizada en el logro de sus objetivos
comerciales, o en la conducción ordenada y legítima de sus negocios, por circunstancias que
pueden preverse razonablemente. Sin embargo, un sistema de control interno no puede brindar
protección con certeza contra el incumplimiento de los objetivos comerciales de una empresa o
contra todos los errores materiales, pérdidas, fraudes o incumplimientos de leyes o reglamentos
(Vega et al., 2017).
Las empresas y su control difieren según la industria, el tamaño y la estructura organizativa, y
según la cultura y la filosofía de gestión. Por lo tanto, si bien todas las empresas necesitan cada
uno de los componentes para asegurar un control adecuado sobre sus actividades, cada una tendrá
un sistema de control interno único y adaptado a sus propias circunstancias. La gerencia tendrá
que ejercer su juicio, impulsada por las necesidades particulares de la empresa, para determinar
la naturaleza de los controles que deben implementarse y si están funcionando de manera efectiva
para lograr los objetivos de la empresa.
Elementos de un sistema de control interno
Un sistema de control interno incluye políticas, procesos y actividades que aseguran la efectividad
de la empresa ante riesgos comerciales (Quinaluisa, 2018). Se compone de cinco elementos
interrelacionados:
• Entorno de control: Proporciona la estructura y disciplina necesarias, influenciada por la
cultura y ética organizacional.
• Evaluación de riesgos: Identificación y análisis de riesgos que pueden afectar el logro de
objetivos.
• Actividades de control: Políticas y procedimientos para abordar riesgos y asegurar que se
cumplan las directrices de gestión.
• Información y comunicación: Sistemas que facilitan el flujo de información relevante y
oportuna.
• Monitoreo: Evaluación continua de la eficacia del sistema de control interno, con
informes a la alta dirección sobre deficiencias.
El control interno debe ser parte integral de la cultura organizacional, capaz de adaptarse a
cambios y permitir una respuesta rápida a riesgos emergentes.
Tipos de control interno
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La guía sobre procesos de control interno establece ocho tipos de procesos que deben
implementarse en una organización para reducir riesgos. En este estudio, se consideran relevantes
los siguientes: autorización y aprobaciones, segregación de funciones, control aritmético y
contable, controles físicos, supervisión y seguimiento.
Autorización y aprobaciones
Cada transacción debe requerir la autorización de un responsable apropiado, especialmente en
organizaciones que manejan grandes sumas de dinero. La autorización puede ser general o
específica. Los aprobadores deben verificar la documentación de respaldo, cuestionar elementos
inusuales y asegurar que se cumplan las normativas pertinentes (Díaz, 2021).
Segregación de deberes
Mendoza (2018) subraya la importancia de la segregación de funciones, ya que la probabilidad
de fraude y robo, que puede reducir el desempeño de la organización, se reduce si se vuelve
necesario confabularse con otros para cometer un delito. Uno de los principales medios de control
es la separación de funciones. Esto reduce el riesgo de manipulación interna, error accidental y
aumenta el elemento de verificación. El desarrollo del sistema y las operaciones diarias deben
tenerse en cuenta al moldear el sistema de control interno para que sea una prueba total contra el
fraude.
Serrano et al. (2022) también señalan que la separación de funciones reduce el riesgo de fraude,
error y manipulación en el negocio, por lo tanto, aumenta la eficiencia en las operaciones de la
empresa y mejora el rendimiento.
El plan de organización debe describir la separación adecuada de las responsabilidades
funcionales. Autorizar transacciones y dirigir un departamento no debe ser responsabilidad de una
sola persona. Asignar a diversas personas las tareas de aprobar transacciones, registrar
transacciones y mantener la custodia de los activos tiene como objetivo moderar las posibilidades
de tolerar que cualquier persona esté en posición de cometer y ocultar fallas o fraude en la
actividad diaria habitual de las funciones de la persona.
Control físico
Los controles físicos protegen los activos mediante medidas como seguridad física, acceso
restringido y conteo regular de existencias. La falta de controles físicos puede resultar en pérdidas
significativas. Según Serrano et al. (2017) las actividades de control físico incluyen la seguridad
de los activos a través de medidas adecuadas, como el uso de servicios protegidos para el acceso
a activos y registros, la aprobación que permite a las personas autorizadas acceder a archivos, y
el conteo anual o trimestral de existencias, comparando los resultados con los registros actuales
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del sistema contable. Si no se realizan comparaciones entre los recuentos de efectivo, valores e
inventarios y los registros contables, se pueden producir pérdidas. Estos controles también ayudan
a detectar fraudes y, en consecuencia, mejoran el desempeño organizacional.
Los controles físicos tienen como objetivo proteger los activos tangibles e intangibles y minimizar
las pérdidas causadas tanto por factores internos como externos. Los activos físicos incluyen
efectivo, pero también pueden abarcar cuentas por cobrar, propiedad intelectual o listas de
clientes. Entre las técnicas utilizadas para proteger estos activos se encuentran:
• Medidas de seguridad física, como, cerrar locales, instalar cámaras de seguridad y usar
cajas fuertes.
• Restringir el acceso a través de códigos o contraseñas.
• Cambiar regularmente contraseñas de las computadoras.
• Evitar que un empleado tenga control total sobre un proceso.
• Garantizar un control independiente de los procesos y procedimientos.
Control aritmético y contable
Estos controles aseguran que las transacciones sean autorizadas y registradas correctamente.
Incluyen verificaciones aritméticas, conciliaciones y control de cuentas, fundamentales para la
precisión de los informes financieros (Brito, 2018). La exactitud de estos registros es esencial
para la toma de decisiones y el cumplimiento normativo.
Supervisión y seguimiento
Un sistema de control interno debe incluir la supervisión de las transacciones diarias y su registro,
asegurando que el personal tenga las competencias necesarias. El desempeño de este sistema
depende en gran medida de la capacidad y confiabilidad de quien supervisa.
Las credenciales del personal son clave para implementar un control efectivo, especialmente en
la gestión financiera, donde el objetivo es mitigar riesgos. En las pequeñas y medianas empresas,
los procesos de control solo prosperarán si la supervisión es adecuada.
Consecuencias de un control interno débil
Los controles internos bien desarrollados y efectivos son esenciales para garantizar el crecimiento
sostenido de una empresa. Según López y Guevara (2016) por el contrario, un entorno de
pequeñas empresas caracterizado por controles internos débiles sería sin duda susceptible a todo
tipo de riesgos desfavorables. El Instituto de Auditores Internos (IIA), define el riesgo como “la
incertidumbre de que ocurra un evento que podría afectar negativamente el logro de los objetivos
comerciales” ((IIA), 2012).
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En las pequeñas empresas, los controles internos débiles exponen a la organización a un mayor
riesgo de irregularidades o anomalías. Según Brito (2018) las anomalías abarcan una amplia gama
de transgresiones, las cuales pueden incluir violaciones de leyes, deberes o principios morales. La
falta de detección de estas transgresiones puede comprometer la sostenibilidad de cualquier
negocio.
Entre las principales consecuencias de un control interno deficiente, como mencionan Torres et
al. (2022), se encuentra el fraude, que puede generar pérdidas significativas en las empresas. El
fraude es facilitado por la percepción de que es posible evitar ser descubierto. Las decisiones
equivocadas suelen ser tomadas por personas sin la preparación adecuada, quienes pueden
autorizar gastos sin seguir los procedimientos establecidos, exponiendo a la empresa a riesgos
innecesarios.
Controles para ayudar a lograr los objetivos comerciales
Campbell (2011) argumenta que sin información financiera precisa y confiable, la toma de
decisiones se vuelve imposible y el negocio se verá afectado. Los controles internos aseguran que
la información financiera sea precisa para que los gerentes y propietarios puedan tomar las
medidas correctas para cumplir con los objetivos del negocio (Herrera, 2018).
Otros controles internos que ayudan a cumplir con los objetivos comerciales incluyen la
verificación de las referencias de los empleados nuevos para garantizar que posean las
cualificaciones necesarias, la capacitación adecuada del personal, la supervisión continua, la
realización de comprobaciones aritméticas y la implementación de controles físicos, de
autorización y de aprobación.
Entre las técnicas más comunes en pequeñas empresas para mantener el control de los
procedimientos se encuentran: control de documentos, numeración secuencial, verificación
independiente de totales, revisión de hojas de cálculo, controles automatizados que restringen
entradas en el sistema, verificación de fechas, validación de montos en facturas firmadas,
segregación de funciones, separación del efectivo bancario, rutinas de excepción, controles
aleatorios, acceso limitado a equipos y rotación de funciones. Estas medidas son clave para
reducir riesgos y asegurar un desempeño eficiente de la institución.
Controles internos y desempeño
La relación entre el desempeño financiero y los sistemas de control interno ha sido ampliamente
documentada en la literatura. Los controles internos relacionados con el desempeño
organizacional incluyen la segregación de funciones, la autorización y aprobación de
transacciones, controles físicos y contables, así como la supervisión y evaluación del personal.
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Anduuru (2005) sostiene que, en muchas pequeñas y medianas empresas, los sistemas de control
interno son deficientes, principalmente por la falta de separación adecuada de funciones y de
registros confiables de las transacciones comerciales.
Wolf (2004) identifica que la participación de la administración en las operaciones diarias ayuda
a detectar discrepancias notables en los datos financieros, lo que facilita la toma de medidas
correctivas ante riesgos. Aunque el proceso de evaluación de riesgos es relevante para entidades
de cualquier tamaño, tiende a ser menos estructurado en las empresas más pequeñas, lo que afecta
el desempeño.
Finalmente, Messier (1997) respalda que una auditoría interna sólida es esencial para el buen
desempeño empresarial. Las pequeñas y medianas empresas, a pesar de su tamaño, pueden
beneficiarse de la implementación de controles internos eficaces que les brinden una ventaja
competitiva.
El arroz es uno de los alimentos más importantes y consumidos en Ecuador, formando parte
esencial de la dieta de las familias ecuatorianas. Este cereal no solo se destaca por ser un producto
de primera necesidad, sino también por los múltiples beneficios que ofrece a la salud, como ser
una fuente de energía, regular el movimiento intestinal y aportar minerales esenciales.
La producción y control del arroz en Ecuador involucra a diversas entidades clave, como la
Corporación de Industriales Arroceros del Ecuador, el Ministerio de Agricultura, Ganadería,
Acuacultura y Pesca (MAGAP), el Ministerio de Industrias y Productividad (MIPRO), el Instituto
Nacional de Investigaciones Agropecuarias (INIAP) y AGROCALIDAD. Estas instituciones
desempeñan roles fundamentales en garantizar la calidad y sostenibilidad de la cadena productiva
del arroz, desde su cultivo hasta su comercialización.
Además, la diversidad del arroz en el mercado ecuatoriano, que incluye variedades como el
integral, blanco, vaporizado, salvaje, y granos de diferentes tamaños (largo, medio y redondo),
refleja su versatilidad y adaptación a distintos gustos y necesidades. Según el MAGAP (2021), la
ficha sectorial del arroz detalla las etapas de la cadena productiva y el proceso de producción,
elementos esenciales para comprender su impacto en la economía y en la vida de los ecuatorianos.
En este contexto, el presente trabajo analiza la importancia histórica y actual del arroz en Ecuador,
con un enfoque en su cadena productiva, beneficios y los actores clave involucrados en su
desarrollo.
Diagnóstico situacional
Para realizar un análisis situacional de la piladora Tatiana y Alexis se analizaron los aspectos
internos y externos
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Análisis Interno
De acuerdo con la contextualización del objeto de estudio, se puede apreciar la actividad
económica, en el ámbito de las actividades financieras, que busca fortalecer el desarrollo de la
piladora, mediante la implementación de políticas y procedimientos.
Con el propósito de realizar un análisis interno se procedió a identificar las fortalezas y
debilidades que presenta la piladora de acuerdo con lo establecido, mediante su flujograma de
procesos y estructura organizacional. Para llegar a sus fortalezas y debilidades se aplica como
herramienta principal la observación.
Análisis Externo
En la misma línea, a la contextualización del objeto de estudio, se puede apreciar ciertos factores
macroeconómicos que pueden ayudar a la identificación de oportunidades y amenazas que la
piladora puede atravesar, para esto es necesario analizar su estado situacional a nivel macro,
mediante factores correspondientes al análisis FODA, que se detalla en la figura a continuación:
Figura 1
Análisis FODA
Nota. Elaborado por: autores
Metodología
Según Urbina (2020) la investigación cualitativa se considera un proceso de investigación
interpretativa que se basa en varias tradiciones metodológicas, incluidas la biografía, la
fenomenología, la teoría fundamentada, la etnografía y los estudios de casos que investigan
cuestiones humanas o sociales. El investigador construye una representación multifacética y
holística, interpreta el lenguaje, proporciona perspectivas matizadas de los participantes y lleva a
cabo la investigación en un entorno naturalista.
•Debilidad
•Amenaza
•Oportunidad
•Fortaleza
Es una
empresa
con años
en el
mercado
Mantiene
una
amplia red
de
clientes.
No
mantiene
manuales
de
procedimie
nto.
Desconoci
miento de
procedimie
ntos
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«El análisis de contenido cualitativo se posiciona dentro de este marco de investigación como una
metodología empírica que se caracteriza por un examen metodológicamente riguroso de los textos
en sus contextos comunicativos, siguiendo reglas de contenido analítico y modelos sistemáticos,
evitando la cuantificación por medios» (Mayring, 2000).
El paradigma de la investigación cualitativa busca reconstruir la realidad tal como la perciben los
participantes dentro de un sistema social predefinido. Se basa en la recopilación de datos no
numéricos, basados predominantemente en relatos descriptivos y conocimientos observacionales.
El diseño no experimental hace hincapié en el examen de las variables en sus contextos naturales
sin manipulación, dilucidando sus características (Hernández y Mendoza, 2018). Este enfoque
metodológico es particularmente efectivo para obtener información sobre las actividades y los
procesos realizados en la depiladora seleccionada para su estudio.
La metodología empleada en esta investigación se basa en un marco metodológico mixto que
integra técnicas cuantitativas y cualitativas. Este enfoque híbrido permite una comprensión
integral del sistema de control interno del Pilator «Tatiana y Alexis», lo que facilita la
triangulación de los datos y refuerza la credibilidad de los hallazgos (Hernández y Mendoza,
2018). Se diseñó meticulosamente un cuestionario estructurado de acuerdo con los principios de
control interno delineados por el COSO, que abarca variables como el entorno de control, la
evaluación de riesgos y la comunicación interna.
El cuestionario constaba de diez ítems que evaluaban las percepciones del personal con respecto
a la eficacia de los controles internos, la capacitación recibida y la documentación de los procesos.
Este instrumento se sometió a una revisión exhaustiva por parte de especialistas en contabilidad
y control interno, para garantizar su adecuación a las características únicas del sector agrícola y
al marco organizativo de la depiladora. La recopilación de datos se llevó a cabo mediante
encuestas anónimas, lo que permitió a los empleados responder con total franqueza, sin temor a
las posibles repercusiones. Además del cuestionario, se realizaron entrevistas semiestructuradas
con el contador y el administrador de la empresa. Estas entrevistas proporcionaron una visión más
profunda de la percepción del liderazgo en relación con los controles internos y la gestión de
riesgos. Según López et al. (2018), las entrevistas permiten explorar las experiencias y opiniones
del personal, enriqueciendo la comprensión del fenómeno estudiado y ayudando a identificar
áreas de mejora que pueden no ser evidentes en un análisis cuantitativo.
La población examinada en este estudio comprendía a todo el personal de los departamentos de
contabilidad y administración, lo que garantiza que los hallazgos sean representativos de las
realidades organizativas del pilator. El cuestionario se administró durante un período
determinado, garantizando así que los datos obtenidos reflejen con precisión el estado actual del
control interno dentro de la organización. Se empleó un método de muestreo no probabilístico, ya
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que el acceso al personal era limitado y la intención era incluir a las personas que ocupan
funciones fundamentales en la gestión contable.
El análisis de los datos se llevó a cabo utilizando metodologías estadísticas descriptivas que
permitieron cuantificar el cumplimiento de los principios del control interno. Además, se llevó a
cabo un análisis de contenido sobre las respuestas obtenidas en las entrevistas, lo que facilitó el
discernimiento de los patrones y tendencias que pueden servir de base para la interpretación de
los resultados. Este enfoque metodológico es coherente con las recomendaciones articuladas por
Mendoza (2020), quien enfatiza la importancia de la triangulación para mejorar los resultados de
la investigación en los entornos organizacionales.
Los resultados obtenidos se interpretarán en conjunto con la literatura existente sobre el control
interno, lo que permitirá no solo identificar las deficiencias en el marco estructural del libro
«Tatiana y Alexis» Piller, sino también formular un manual de control interno adaptado a sus
requisitos específicos. Esta iniciativa aspira no solo a mejorar la gestión administrativa y contable
de la organización, garantizando así su sostenibilidad y competitividad en el mercado, sino
también a contribuir al avance de las mejores prácticas dentro del sector agrícola en general.
Resultados
El análisis reveló que la Piladora "Tatiana y Alexis" carece de una definición clara de procesos,
lo que ha generado confusiones y errores en la ejecución de las tareas administrativas y contables.
El personal se encuentra en un rol polifuncional, lo que aumenta el riesgo de incumplimientos
normativos.
Para el desarrollo de la investigación, se determinó utilizar un cuestionario basado en el Marco
integrado de Control Interno y los cinco componentes claves a la hora de evaluar el control interno
de una organización, proporcionado por el COSO en el que nos menciona que “El control interno
no es un proceso en serie, sino un proceso integrado y dinámico. El Marco es aplicable a todas
las entidades: grandes medianas pequeñas con ánimo de lucro y sin él, así como organismos
públicos” (COSO, 2013).
Tabla 1
Cuestionario del COSO
PRINCIPIOS
RESPUESTAS
OBSERVACIONES
SI
NO
ENTORNO DE CONTROL
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1
La empresa demuestra compromiso
con la integridad y los valores éticos.
2
El consejo de administración
demuestra independencia de la
dirección y ejerce la supervisión del
desempeño del sistema de control
interno.
3
La dirección establece, con la
supervisión del consejo, las
estructuras, las líneas de reporte y los
niveles de autoridad y responsabilidad
apropiada para la consecución con los
objetivos de la empresa.
4
La piladora demuestra compromiso
para atraer, desarrollar y retener a
profesionales competentes, en
alineación con los objetivos de la
Piladora.
5
La piladora define las
responsabilidades de las personas a
nivel de control interno para la
consecución de los objetivos.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
6
La piladora define los objetivos con
suficiente claridad para permitir la
identificación y evaluación de los
riesgos relacionados.
7
La piladora identifica los riesgos para
la consecución de sus objetivos en
todos los niveles de la entidad y los
analiza como base sobre la cual
determinar cómo se deben gestionar.
No existen medidas
de Control Interno
que permitan la
evaluación de riesgos.
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8
La piladora considera la probabilidad
de fraude al evaluar los riesgos para
la consecución de los objetivos.
9
La empresa identifica y evalúa los
cambios que podrían afectar
significativamente al sistema de
control interno.
evaluaciones de los
cambios de
procedimientos que
realicen.
ACTIVIDADES DE CONTROL
10
La empresa define y desarrolla
actividades de control que
contribuyen a la mitigación de los
riesgos hasta niveles aceptables para
la consecución de los objetivos.
11
La empresa define y desarrolla
actividades de control a nivel de
entidad sobre la tecnología para
apoyar la consecución de los
objetivos.
12
La empresa define y desarrolla
actividades de control a nivel de
políticas que establecen las líneas
generales del control interno y
procedimientos que llevan dichas
políticas a la práctica.
mando definidas, pero
no se detallan las
medidas de control
que deben llevar cada
una.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
13
La empresa obtiene o genera y utiliza
información relevante y de calidad
para apoyar el funcionamiento del
control interno.
14
La empresa comunica la información
internamente, incluidos los objetivos
y responsabilidades que son
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153
necesarios para apoyar el
funcionamiento del sistema de
control interno.
15
La empresa se comunica con los
grupos de interés externos sobre los
aspectos clave que afectan el
funcionamiento del control interno.
los grupos de interés
externos suele no ser
oportuna.
ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN
16
La empresa selecciona, desarrolla y
realiza evaluaciones continuas y/o
independientes para determinar si los
componentes del sistema de control
interno están presentes y en
funcionamiento.
No existen medidas de
control interno claras.
17
La Piladora evalúa y comunica las
deficiencias de control interno de
forma oportuna a las partes
responsables de aplicar medidas
correctivas, incluyendo la alta
dirección y el consejo, según
corresponda.
Nota. Elaborado por: autores
El COSO (2013) menciona “Dado que estos 17 principios proceden directamente de los
componentes, una entidad puede alcanzar un control interno efectivo aplicando todos los
principios” por esto la totalidad del cumplimiento de los objetivos determinará en qué
componentes no se lleva un control interno efectivo.
Tabla 2
Análisis de resultados del cuestionario de COSO
COMPONENTES
PRINCIPIOS
APLICADOS
NO APLICADOS
Entorno de control
5
0
Evaluación de riesgos
2
2
Actividades de control
2
1
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Información y comunicación
2
1
Actividades de Supervisión 0 2
TOTAL
11
6
Nota. Elaborado por: autores
Los resultados obtenidos a partir de la aplicación del cuestionario revelan un panorama
preocupante en cuanto a la efectividad de los controles internos en la Piladora "Tatiana y Alexis".
De un total de 10 ítems evaluados, se observó que el 65% de los principios de control interno,
según el marco COSO, son aplicados de manera insuficiente. Los aspectos más críticos incluyen
la falta de capacitación del personal en procedimientos contables y la ausencia de manuales que
definan claramente las responsabilidades y los procesos a seguir.
Figura 1
Corresponde a la Ficha de Observación
Area: Contable
Piladora Tatiana y Alexis
Cuenta: Estados Financieros
1 3
2 N
1 2 3 N
2. Se realizara un cronograma
FICHA DE OBSERVACIÓN
Nombre de la institución:
Producto de:
POCO ADECUADO
ADECUADO
MEDIANAMENTE ADECUADO
NO ES POSIBLE OBSERVAR
ACERCA DEL COLABORADOR
1. Conoce sobre los procedimientos que maneja la piladora.
2. Se le menciono las actividades programadas en el mes.
ACERCA DE LOS PROCEDIMIENTOS A SEGUIR
1. Se determina los procedimientos a seguir.
1. Se concilian periodicamente los saldos presentados.
3. Se identifican en los estados de cuenta respectivos las tansferencias
efectuadas.
ACERCA DE LA DOCUMENTACION SOPORTE
1. Se entrego un comprobante fisico o digital por transacción.
2. Se adjunta copia de la papeleta de deposito por el valor recaudado.
3. Se mantienen archivados los comprobantes de manera secuencial.
ACERCA DEL TRATAMIENTO CONTABLE
1. Se mantiene una cuenta bancaria especifica.
2. Se mantiene cuentas en el activo.
3. Se mantiene un cuenta especifica por las obligaciones contraidas.
4. Se cumple las obligaciones fiscales mensuales. (por ingresos excentos)
ACERCA DE LAS MEDIDAS DE CONTROL
2. Se lleva un control presupuestario de la utilizacion de recursos.
3. Se mantienen politicas contables definidas sobre el manejo de los
procedimientos.
ACERCA DE LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
1. Se presenta periodicamente un informe economico del desarrollo de la
piladora.
2. Se convoca periodicamente al personal y directivos para un analisis del
manejo de procedimientos.
Nota. Elaborado por: autores
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De las fichas de observación se pudieron obtener los siguientes resultados
Tabla 3
Resultados de la ficha de investigación
ESPECIFICACIONES RESULTADOS
Acerca del colaborador Adecuado
Acerca de los procedimientos a seguir Adecuado
Acerca de la documentación soporte Medianamente adecuado
Acerca del tratamiento contable Poco adecuado
Acerca de las medidas de control Medianamente adecuado
Acerca de la comunicación de resultados Medianamente adecuado
Nota. Elaborado por: autores
De acuerdo con lo que se muestra en la Tabla 3, se puede determinar que el control sobre los
procedimientos es insuficiente por la falta de medidas de control interno y políticas sobre el
tratamiento contable que se le debe dar a las mismas, debido a que los resultados comprueban un
manejo medianamente inadecuado de la documentación soporte, las medidas de control y la
comunicación de resultados.
Encuestas
Figura 2
¿Considera usted que el departamento contable de la piladora maneja de forma correcta y
ordenada todos los procedimientos contables?
Nota. Elaborado por: autores
De los 25 encuestados, el 56% considera que el departamento de la piladora gestiona de manera
correcta y ordenada todos los procedimientos contables. Un 20% manifestó una postura indecisa,
respondiendo "tal vez", mientras que el 24% expresó que no se maneja adecuadamente. Estos
56%
20%
24%
Si
Talvez
No
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resultados sugieren una percepción mayoritariamente positiva sobre la gestión contable, aunque
existe un notable escepticismo que debe ser abordado para mejorar la confianza en los procesos.
Figura 3
¿Recibe capacitaciones sobre los procedimientos que se deben de cumplir dentro de su
área de trabajo?
Nota. Elaborado por: autores
Solo el 12% reportó recibir capacitaciones sobre los procedimientos requeridos en su área de
trabajo. En contraste, el 60% se mostró indeciso, y el 28% indicó no recibir capacitación. La baja
proporción de capacitación sugiere la necesidad de implementar programas de formación más
efectivos para fortalecer las competencias del personal.
Figura 4
¿Suelen pasar por pruebas de evaluación para el mantenimiento de control interno de su
empresa?
Nota. Elaborado por: autores
Un 64% señaló que no suelen pasar por pruebas de evaluación para el mantenimiento del control
interno. Solo el 16% afirmó que sí se realizan estas evaluaciones, mientras que el 20% optó por
una respuesta intermedia. Este hallazgo indica una posible deficiencia en los mecanismos de
control interno, lo que podría comprometer la integridad de los procesos.
Figura 5
12%
60%
28%
Si
Talvez
No
16%
20%
64%
Si
Talvez
No
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157
¿Se elaboran informes financieros mensuales aprobados por el contador y la
administración?
Nota. Elaborado por: autores
El 36% confirmó que se elaboran informes financieros mensuales aprobados por el contador y la
administración. Sin embargo, un 48% se mostró indeciso y un 16% indicó que no se generan tales
informes. Los resultados sugieren que, aunque existe una práctica de elaboración de informes, la
falta de consenso sobre su regularidad y aprobación requiere atención.
Figura 6
¿Cree que la gestión que se realiza dentro de los procesos contables se apega a los
objetivos institucionales?
Nota. Elaborado por: autores
El 32% cree que la gestión contable se apega a los objetivos institucionales. Un 44% tiene dudas
al respecto, mientras que el 24% no lo considera así. La percepción dividida sobre la alineación
entre la gestión contable y los objetivos institucionales puede reflejar una falta de claridad en la
comunicación de dichos objetivos dentro de la organización.
Figura 2
36%
48%
16%
Si
Talvez
No
32%
44%
24%
Si
Talvez
No
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¿La dirección financiera da seguimiento al cumplimiento de los procedimientos de control
interno dentro de la compañía?
Nota. Elaborado por: autores
Solo el 16% afirmó que la dirección financiera da seguimiento al cumplimiento de los
procedimientos de control interno. Un 40% se mostró indeciso y el 44% indicó que no existe
seguimiento. Esta falta de seguimiento puede limitar la efectividad de los controles internos
y debe ser considerada como un área de mejora crítica.
Figura 3
¿La documentación soporte de las transacciones realizadas por la piladora se encuentran
en perfecto estado hasta 7 años después de su realización?
Nota. Elaborado por: autores
Un 20% afirmó que la documentación soporte de las transacciones se encuentra en perfecto estado
hasta 7 años después de su realización. El 56% expresó dudas, y el 24% señaló que no. Estos
resultados revelan preocupaciones sobre el manejo adecuado de la documentación, lo cual es
esencial para el cumplimiento normativo y la transparencia.
Figura 4
¿Tiene definidos los procedimientos a seguir en su lugar de trabajo?
16%
40%
44%
Si
Talvez
No
20%
56%
24%
Si
Talvez
No
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Nota. Elaborado por: autores
Solo el 20% indicó que tiene procedimientos claramente definidos en su lugar de trabajo. El 36%
se mostró indeciso, mientras que el 44% señaló que no existen procedimientos definidos. Esta
falta de claridad en los procedimientos puede afectar la eficiencia y efectividad operativa.
Figura 5
¿Ha presentado problemas con el SRI por el incumplimiento de obligaciones tributarias?
Nota. Elaborado por: autores
Un 60% reportó haber tenido problemas con el SRI debido al incumplimiento de obligaciones
tributarias. Un 24% se mostró indeciso y solo el 16% indicó que no ha enfrentado tales problemas.
Este alto porcentaje de problemas tributarios sugiere una necesidad urgente de revisar y fortalecer
las prácticas de cumplimiento fiscal en la organización.
Figura 6
¿Considera que deben implementarse manuales donde expliquen claramente los
procedimientos a seguir en cada área de trabajo?
20%
36%
44%
Si
Talvez
No
60%
24%
16%
Si
Talvez
No
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Nota. Elaborado por: autores
Una abrumadora mayoría del 72% considera que deben implementarse manuales que expliquen
claramente los procedimientos a seguir por cada puesto de trabajo. Solo el 20% se mostró indeciso
y el 8% se opuso a esta idea. La demanda significativa por documentación clara resalta la
importancia de establecer manuales de procedimientos para mejorar la operativa y la comprensión
de las funciones dentro de la organización.
Discusión
Los hallazgos obtenidos evidencian notables carencias en la implementación del control interno
en la Piladora "Tatiana y Alexis", con repercusiones significativas en su gestión contable y
tributaria. Entre las principales deficiencias destacan la falta de claridad en los procesos y la
escasa capacitación del personal, elementos críticos que han afectado la eficiencia y confiabilidad
de los procedimientos administrativos y financieros. Asimismo, la práctica de asignar múltiples
funciones al personal, aunque proporciona cierta flexibilidad operativa, ha impedido el desarrollo
de habilidades específicas en áreas estratégicas, lo que incrementa el riesgo de errores y dificulta
la especialización requerida para una gestión efectiva.
Frente a estos desafíos, resulta imperativo que la empresa adopte un enfoque más estructurado
mediante la creación e implementación de un manual de control interno. Este recurso no solo
delineará responsabilidades y procedimientos de manera precisa, sino que también servirá como
base para la capacitación continua, reduciendo los márgenes de error y fortaleciendo el
cumplimiento normativo. La incorporación de este instrumento fomentará la estandarización de
los procesos administrativos, incrementando la eficiencia operativa y promoviendo la
transparencia en la gestión de la empresa.
Además, para garantizar la sostenibilidad del control interno, es crucial implementar un sistema
de evaluaciones periódicas que permita identificar y corregir debilidades de manera oportuna.
Estas evaluaciones proporcionarían datos clave para una toma de decisiones más informada,
contribuyendo a instaurar una cultura organizacional orientada hacia la mejora continua. En este
contexto, la rendición de cuentas y la optimización constante de los procesos se convertirían en
72%
20%
8%
Si
Talvez
No
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principios fundamentales, asegurando no solo el cumplimiento de las normativas vigentes, sino
también el fortalecimiento de la posición competitiva de la Piladora "Tatiana y Alexis" en un
entorno de mercado dinámico y desafiante.
Conclusiones
El análisis de la estructura de control interno en la Piladora "Tatiana y Alexis" reveló debilidades
significativas en la definición de procesos y en la capacitación del personal. A través del
cuestionario COSO y las entrevistas realizadas, se encontró que solo el 65% de los principios de
control interno se cumplen de manera adecuada, lo que compromete tanto la eficiencia operativa
como el cumplimiento de las normativas tributarias.
La implementación de un manual de control interno es una medida urgente para la empresa, ya
que proporcionará directrices claras sobre los procedimientos administrativos y contables,
reduciendo la polifuncionalidad del personal y minimizando los errores contables. Además, la
capacitación del personal en estos procedimientos será crucial para optimizar el desempeño y
asegurar el cumplimiento normativo.
A nivel general, este estudio sugiere que futuras investigaciones deberían centrarse en evaluar la
eficacia de los manuales de control interno en pequeñas y medianas empresas del sector agrícola.
También sería útil explorar cómo la automatización de procesos y el uso de tecnologías
emergentes pueden complementar los controles internos y mejorar la gestión operativa. La
realización de estudios longitudinales que sigan la evolución de los controles internos a lo largo
del tiempo permitiría identificar qué prácticas resultan más efectivas en el contexto
organizacional.
En resumen, la Piladora "Tatiana y Alexis" debe adoptar un enfoque proactivo en la mejora de
sus controles internos mediante la implementación de un manual estructurado y la realización de
auditorías internas periódicas. Estas medidas no solo fortalecerán su desempeño operativo, sino
que también la posicionarán de manera competitiva en el sector arrocero, proporcionando un
marco para que otras empresas del sector adopten prácticas similares.
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